Departamento de Documentação e Informação
Saul Siqueira Dias

O Departamento de Documentação e Informação - DDI é o setor responsável pela gestão de documentos da Câmara Municipal de Vitória em todas as fases de seu ciclo de vida (correntes, intermediários e permanentes) e em todos os suportes, sejam eles físicos ou digitais, mantendo sua conservação e respeitando toda a legislação em vigor com a finalidade de promover o acesso e servir como fonte de consulta à administração, pois, constitui-se em sua essência em documentos produzidos e/ou recebidos no exercício de suas atividades; e preservar a memória institucional desta casa legislativa com fins culturais e históricos. O DDI está dividido em Arquivo Geral e Protocolo.

 

Responsável: Saul Siqueira Dias

E-mail de contato: ddi@vitoria.es.leg.br; arquivo.cmv@vitoria.es.leg.br

Ramal Protocolo: (27) 3334-4610

Ramal Arquivo Geral: (27) 3334-4611

 

Compete ao Departamento de Documentação e Informação - Protocolo:

I – recebimento e Classificação: recebe o documento via SisGED ou caderno de protocolo; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos;

II – registro e Autuação: caracteriza a abertura do processo com atribuição de um número ao documento, seja ele de suporte físico ou digital, e cadastro no SisGED;

III – movimentação: distribuição e redistribuição de documentos;

IV – Eepedição: saída da correspondência e demais documentos da CMV;

V – envio ao arquivo: envia os documentos para o arquivamento.

 

Compete ao Departamento de Documentação e Informação - Arquivo Geral:

O Arquivo Geral ficará responsável pelas atividades gerais do DDI e pelo arquivamento de documentos independente do suporte (físico ou digital) seguindo as seguintes etapas:

I – inspeção: Examina o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá outra rotina (ser juntado por anexação ou apensação a outro documento por exemplo);

II – análise: Interpreta o documento a fim de classificá-lo de forma adequada, inserindo na planilha de controle interno e encaminhado para a caixa específica, sempre observando as referências cruzadas (assuntos correlatos);

III – ordenação: ordena o documento de acordo com o método de arquivamento adotado racionalizando as tarefas e tornando sua recuperação mais rápida;

IV – arquivamento: é a guarda do documento via SisGED e fisicamente no local adequado, sendo ele em suporte físico ou digital;

V – higienização: retirada, por meio de técnicas apropriadas, de objetos metálicos, poeiras e outros resíduos com vistas à preservação dos documentos.

 

ACOMPANHE A CÂMARA

Endereço:
Av. Marechal Mascarenhas de Moraes, n° 1788
Bento Ferreira - Vitória/ES - CEP: 29050-940


Telefone: (27) 3334-4500
E-mail: cmv.dec@gmail.com

Atendimento ao Público:
De segunda a sexta, das 08h00 às 18h00

Dia e horário das Sessões Plenárias:
Terças, quartas e quintas-feiras,
a partir das 16h00

Copyright © Câmara Municipal de Vitória. Todos os direitos reservados.
Ágape Consultoria